Maamuzi ya kifedha yanafungwa kwa sheria kali za ukaguzi, maamuzi ya data kwa kanuni za faragha, na mifumo ya akili bandia inafungwa kwenye mifumo ya hatari inayozidi kuwa ya kina. Kinyume chake, maamuzi mengi yanayoathiri kazi, mapato, sifa, na uzoefu wa kazi wa watu katika maeneo ya kazi bado yameandikwa vibaya. Uamuzi wa utendaji, upendeleo wa ukuzaji (promotion), mgawo muhimu wa mradi, au hatua ya kurekebisha iliyotolewa kuhusu mfanyakazi wakati mwingine inaweza kutegemea tathmini za mdomo, hisia za kibinafsi, au rekodi zisizo kamili.

Madai ya kimsingi ya utafiti ni haya: Maamuzi yaliyofanywa kuhusu watu yanahitaji utawala (governance) angalau kama vile maamuzi ya kifedha, data au maamuzi ya akili bandia (AI). Kwa sababu maamuzi haya si mapendeleo ya usimamizi yasiyo dhahiri; huathiri moja kwa moja kazi za watu halisi, kuonekana kwao, motisha, na uhusiano wa uaminifu wanaojenga na taasisi.

Pendekezo la "Integrity-Driven Leadership Decision Framework", yaani "Mfumo wa Uamuzi wa Uongozi Unaoendeshwa na Uadilifu", hutoa muundo wa hatua sita kwa viongozi kufanya maamuzi ya binadamu yenye msingi wa ushahidi, wazi, wa heshima, yanayoweza kurekodiwa na kukaguliwa.

Tatizo Ni Nini?

Taasisi za kisasa zinajaribu kuzalisha uwajibikaji katika maeneo mengi. Viwango vya utoaji wa taarifa za kifedha, sheria za faragha za kuchakata data, na mifumo ya usimamizi wa hatari ya akili bandia inaendelezwa. Hata hivyo, maamuzi mengi yanayotolewa kuhusu wafanyakazi bado huchukuliwa chini ya jina la "busara ya meneja" (managerial discretion) kupitia michakato ambayo haionekani kutosha.

Hali hii inadhihirika hasa katika maeneo ya uamuzi kama vile tathmini ya utendaji kazi, kupandishwa cheo, kugawiwa mradi, mabadiliko ya jukumu, kuthaminiwa, maonyo, na hatua za kurekebisha. Kwa nini mfanyakazi hakuchaguliwa kwa mradi muhimu, kwa nini alipata tathmini duni ya utendaji, au kwa nini mtu mwingine alipandishwa cheo, mara nyingi hawezi kujifunza kwa njia wazi na inayofuatiliwa.

Tatizo kuu lililoangaziwa katika utafiti huu ni dhana kwamba maamuzi ya uongozi ni ya kibinafsi kabisa na kwa hivyo hayawezi kusimamiwa. Hata hivyo, maamuzi ya kifedha pia yanahusisha uamuzi (judgement), maamuzi ya kiteknolojia pia yanahusisha uamuzi, maamuzi ya hatari pia yanahusisha uamuzi. Licha ya hili, miundombinu ya utawala imeanzishwa katika maeneo haya. Ukweli kwamba maamuzi ya binadamu yanategemea muktadha si utetezi tosha wa kuyaacha bila kumbukumbu na bila kukaguliwa.

Kwa hivyo, utafiti huu huchukulia maamuzi ya uongozi yanayomlenga binadamu si tu kama suala la "nia njema", "uzoefu", au "sera ya HR", bali kama suala la usimamizi wa ushirika (corporate governance).

Mbinu Inapendekeza Nini?

Utafiti hautoi uchanganuzi wa data wa kitaalamu au jaribio la uwanjani. Badala yake, inapendekeza mfumo wa usimamizi wa maamuzi unaotegemea kanuni kulingana na uchunguzi wa uongozi na fasihi ya haki ya shirika.

Mfumo huu una hatua sita: kuundwa kwa uamuzi, mawasiliano na wadau, mawasiliano na mtu aliyeathiriwa na uamuzi, kushughulikia majibu ya mtu, nyaraka (documentation) na uwajibikaji, na hatimaye kupitia upya (review) na uboreshaji endelevu.

Hatua ya kwanza inalenga kufafanua uhalali wa uamuzi. Inapaswa kuwekwa wazi ni ushahidi gani ulitumika wakati wa kufanya uamuzi, kama maoni mbadala yalitathminiwa, na ikiwa uamuzi huo unatokana na data au uzoefu na uvumbuzi. Kanuni muhimu hapa ni: Ikiwa uamuzi hauwezi kutetewa kwa ushahidi au uthibitisho wazi, haupaswi kuchukuliwa.

Hatua ya pili inahitaji wadau husika kuelewa si tu matokeo ya uamuzi, bali pia sababu. Sio kila mtu anahitaji kukubaliana na uamuzi; lakini wanapaswa kuwa na haki ya kuelewa vigezo ambavyo uamuzi ulichukuliwa na kufahamisha pingamizi lao.

Hatua ya tatu inasimamia mawasiliano kuelekea mtu aliyeathiriwa moja kwa moja na uamuzi. Mfanyakazi anapaswa kuelewa si tu "kilichoamuliwa" bali pia "kwa nini iliamuliwa kwa njia hiyo". Ikiwa mahojiano ya mdomo yamefanyika, kunapaswa kuwa na muhtasari wa maandishi au rekodi inayoweza kufuatiliwa ya hii.

Hatua ya nne huchukulia pingamizi au usumbufu sio kama tishio, lakini kama pembejeo ya usimamizi (governance input). Mfanyakazi anapopinga uamuzi, hii isichukuliwe moja kwa moja kama utovu wa nidhamu au mtazamo mbaya. Kukata rufaa kunaweza kuwa maoni yanayojaribu kama uamuzi ulitokana na maelezo yasiyo kamili, tafsiri potofu au upendeleo.

Hatua ya tano inahitaji kuandikwa kwa mchakato wa uamuzi (documentation). Nani aliamua, ni ushahidi gani ulitumiwa, nani alitoa maoni, nani alikuwa na saini ya mwisho, na uamuzi ulipatana na sera gani au kiwango gani cha kimaadili? Ikiwa maswali haya hayawezi kujibiwa baadaye, uamuzi huo unakuwa mbali na kuweza kutetewa.

Hatua ya sita inalenga kuwa mfumo wenyewe ujifunze. Ikiwa kuna mapingamizi ya aina moja kila mara, kutoridhika kukijikita katika timu mahususi, au mifumo ya upendeleo ya mara kwa mara, taasisi inapaswa kupitia upya sio tu maamuzi ya mtu binafsi bali pia mfumo wa kufanya maamuzi.

Fomula Zinaeleza Nini?

Hakuna fomula ya hisabati au kielelezo cha nambari katika utafiti. Maandishi yanatoa muundo wa udhibiti wa kimawazo badala ya uchanganuzi unaotegemea fomula.

Walakini, mantiki kuu ya utafiti inaweza kufupishwa kama uhusiano rahisi wa mchakato:

Usemi huu haujumuishwi kama fomula halisi katika utafiti; ni muhtasari wa uhariri uliotayarishwa ili kurahisisha msomaji kuona mantiki ya mfumo huo.

Ujumbe Mkuu wa Grafu, Jedwali na Mchoro

Uti wa mgongo unaoonekana wa utafiti ni kuunganisha maamuzi ya binadamu kwenye mchakato wa utawala (governance) wa hatua sita. Muundo huu unaondoa uamuzi wa uongozi kutoka kuwa hukumu ya kibinafsi inayotolewa kwa wakati mmoja; inafanya iwezekane kufuatilia jinsi uamuzi ulivyoundwa, jinsi ulivyoelezwa, jinsi ulivyopingwa, jinsi ulivyoandikwa na jinsi ulivyoboreshwa.

Hatua ya kuunda uamuzi (decision formation stage) inataka meneja asikae kwenye ngazi ya "Mimi niliona inafaa namna hii". Inahitaji kuwa maoni mbadala yatathminiwe, data zipitiwe upya, ikiwa angalizo (intuition) linatumika hili linapaswa kukubalika wazi, na wapi uamuzi utaandikwa unapaswa kuamuliwa. Njia hii haitenganii kabisa angalizo; lakini hairuhusu angalizo kuwasilishwa kama data inayolenga uamuzi.

Mawasiliano ya wadau yanalenga kuhakikisha kuwa wadau wengine husika ndani ya taasisi wanaelewa uamuzi huo. Ujumbe mkuu wa sehemu hii ni kwamba uwazi (transparency) si sawa na makubaliano. Kila mtu anaweza asikubaliane; lakini lazima waelewe uhalali, vigezo, na matokeo yanayotarajiwa ya uamuzi.

Hatua ya mawasiliano na mtu aliyeathiriwa na uamuzi inazingatia hali ya kibinadamu ya uamuzi. Maamuzi kama vile onyo la utendakazi, mabadiliko ya majukumu au ukosefu wa kuthaminiwa si taratibu za kiutawala tu; inagusa jinsi mfanyakazi anavyojiona na kujiamini kwa taasisi. Kwa hivyo, mawasiliano lazima yafanywe kwa heshima, kwa uwazi, na kwa njia inayoacha ushahidi au alama (trace).

Hatua ya majibu na ukataji rufaa huonyesha mojawapo ya maeneo yaliyopuuzwa zaidi katika uongozi. Mfanyakazi anayepinga uamuzi haukusudiwi kuvuruga mchakato; inaweza kutoa taarifa muhimu kupima usahihi na haki ya uamuzi. Kwa sababu hii, mapingamizi lazima yarekodiwe, yachunguzwe kwa makini, na matokeo yake yanakiliwe kwenye nyaraka.

Hati (documentation) na hatua ya uwajibikaji inahakikisha kutetewa kwa mfumo. Katika maamuzi ya binadamu, maswali "nani aliamua, kwa msingi gani, kwa mamlaka gani, kwa ushahidi gani?" yanapaswa kujibiwa. Vinginevyo, uamuzi huo unategemea mamlaka ya kibinafsi badala ya viwango vya taasisi.

Hatua ya kuendelea kuboresha inaonyesha kuwa muundo huu si orodha tu (checklist). Iwapo kuna mienendo inayojirudia ya upendeleo, mambo hasi yanayojilimbikiza katika makundi mahususi ya wafanyakazi, au kuongezeka kwa rufaa katika michakato ya uamuzi, taasisi inapaswa kuunda upya jinsi inavyofanya maamuzi.

Majaribio Yalifanywaje?

Utafiti huu si jaribio la majaribio au la takwimu (empirical or statistical). Mwandishi hutengeneza mfumo wa kimawazo (conceptual framework) kulingana na uzoefu wa miaka kumi na minane wa uongozi na uchunguzi. Kwa hivyo, utafiti haujumuishi sampuli, urekebishaji (regression), majaribio ya nyanjani, au jedwali la matokeo la idadi (quantitative).

Msingi wa kitaaluma unategemea zaidi haki ya shirika (organizational justice), uongozi wa kimaadili, nadharia ya uwakala, na mbinu ya "governance-by-design". Fasihi ya haki ya shirika inasisitiza kwamba wafanyakazi sio tu makini kwa matokeo ya uamuzi, lakini pia jinsi uamuzi ulivyofanywa. Mbinu ya uongozi wa maadili inaonyesha kuwa nia nzuri ya kiongozi haitoshi; inaonyesha kwamba mchakato lazima pia utengenezwe kimaadili.

Kwa mtazamo wa nadharia ya wakala, kiongozi ni mwakilishi anayechukua maamuzi kwa niaba ya taasisi. Kama vile jinsi tabia ya mwakilishi inavyodhibitiwa katika maamuzi ya kifedha, mantiki sawa ya uwajibikaji inapaswa kuanzishwa katika maamuzi yaliyofanywa kuhusu watu. Mbinu ya "Governance-by-design" inasisitiza kwamba utawala haupaswi kuwa udhibiti ulioongezwa baadaye, bali uwe kanuni iliyojengwa katika mchakato wenyewe.

Matokeo Yanaonyesha Nini?

Kwa kuwa utafiti haukutoa matokeo ya kimajaribio (empirical findings), haupaswi kusomwa na lugha ya "imethibitishwa". Badala yake, matokeo kuu inayotoa ni pengo muhimu la dhana (conceptual gap): Ingawa taasisi zinazidi kuweka maamuzi ya fedha, data, na AI chini ya utawala, mara nyingi hushindwa kuweka kumbukumbu ipasavyo za maamuzi ya uongozi yanayoathiri maisha ya binadamu moja kwa moja.

Mfumo unaopendekezwa unahoji kuwa maamuzi ya binadamu yanaweza kufanywa kwa uwazi zaidi, kwa kuzingatia ushahidi, kwa heshima na kwa njia inayoweza kutetewa. Hii hailengi kuondoa mamlaka ya kiongozi. Kinyume chake kabisa, inalenga kufanya matumizi ya mamlaka kuwa ya kuaminika zaidi na ya haki.

Moja ya jumbe zenye nguvu za utafiti ni hii: Maamuzi ya binadamu si masuala "laini" (soft) ya usimamizi. Kupandishwa cheo kwa mfanyakazi, fursa ya kuonekana, alama ya utendaji au mchakato wa kurekebisha; inaweza kuacha athari ya kudumu kwenye kazi, mapato, sifa, na usalama wa kisaikolojia. Kwa sababu hii, maamuzi haya hayapaswi kuachwa bila kumbukumbu, bila ushahidi na kutegemea tathmini za maneno pekee.

Kwa Nini Hii Ni Muhimu?

Katika enzi ya Akili Bandia (AI), taasisi zinajaribu kujenga mifumo thabiti ili kudhibiti maamuzi ya algoriti (algorithms). Lakini katika taasisi hizo hizo, uamuzi unaofanywa na meneja kuhusu mfanyakazi mara nyingi unaweza kufuatiliwa kidogo kuliko algoriti. Sehemu inayoshangaza ya utafiti iko hapa hapa: Tunapojaribu kudhibiti maamuzi ya mashine, huenda hatudhibiti maamuzi ya binadamu vya kutosha.

Suala hili halihusu tu idara ya rasilimali watu (HR). Maamuzi ya binadamu yanayofanywa na viongozi hutengeneza moja kwa moja utamaduni wa kampuni. Nani anayeonekana, nani anapata fursa za maendeleo, kosa la nani linafasiriwa vipi, juhudi za nani zinatambuliwa, na sauti ya nani inasikika; inatoa ishara ya kitamaduni yenye nguvu zaidi kuliko maadili yaliyoandikwa ya shirika.

Umuhimu wa mfumo huu sio kufanya maamuzi ya uongozi kuwa ya urasimu (bureaucratic), lakini kuyafanya ytetee. Uongozi mzuri si tu kufanya maamuzi ya haraka; ina uwezo wa kuelezea sababu ya uamuzi, kusikiliza mapingamizi, kuweka kumbukumbu ya mchakato (documentation) na kuboresha njia ya kufanya maamuzi inapobidi.

Mambo ya Kuzingatia

Kikomo cha kwanza cha utafiti ni kwamba haujapitia upimaji wa kiwango kikubwa wa kimajaribio (empirical test). Ingawa mfumo huu unatoa pendekezo la mantiki na la kiutendaji la utawala (governance), inapaswa kufanyiwa utafiti zaidi jinsi itakavyofanya kazi katika sekta mbalimbali, tamaduni tofauti, na miundo tofauti ya ushirika.

Hatua ya pili ya kuzingatiwa ni kwamba mfumo pekee hautasuluhisha ukosefu wa usawa wa kimuundo (structural inequalities). Taratibu za maamuzi zinaweza kurekodiwa vizuri zaidi; lakini isipokuwa usawa mkubwa kama jinsia, tabaka, kabila, umri, ulemavu, au uhusiano wa nguvu za ndani za taasisi unashughulikiwa tofauti, tatizo la haki haliwezi kutoweka kabisa.

Kikomo cha tatu ni mazingira ya kufanya maamuzi chini ya shinikizo la wakati. Jinsi mfumo huu utatumika katika dharura, udhibiti wa majanga, au michakato ya uendeshaji ya haraka sana lazima ibuniwe kando. Mtazamo wa mwandishi unapendekeza muundo ulio kamili zaidi (full structure) kwa maamuzi yenye matokeo makubwa na yenye utata; na muundo unaoweza kutumika kwa wepesi (lightly) kwa maamuzi ya kawaida.

Hoja ya nne ya kuzingatia ni maamuzi ya binadamu yanayosaidiwa na akili bandia (AI-assisted). Kadiri zana za algoriti (algorithmic) zinavyotumika katika usimamizi wa utendaji, uajiri, na michakato ya ukuzaji, mstari wa uwajibikaji kati ya uongozi wa binadamu na mapendekezo ya mashine utazidi kuwa mgumu. Eneo hili ni upande muhimu wa mfumo ambao utahitaji kupanuliwa katika siku zijazo.

Hatimaye, maudhui haya si ushauri wa kisheria. Maamuzi kama vile nidhamu, utendakazi, ukuzaji, mabadiliko ya majukumu au kusitishwa kazi mahali pa kazi hutofautiana kulingana na nchi, tasnia, mkataba na sera za ndani. Mfumo wa kitaaluma unaweza kutoa mawazo kwa muundo wa mchakato wa shirika; lakini haupaswi kutumiwa moja kwa moja kama mwongozo wa maombi ya kisheria.

Hitimisho

Utafiti huu unatilia shaka kutokuwa na uhakika (ambiguity) ambako mara nyingi kunachukuliwa kuwa kawaida katika maamuzi ya uongozi. Ni jambo lisilopatana na dhana za kisasa za usimamizi wa shirika (corporate governance) kwa maamuzi yanayofanywa kuhusu watu kuachwa bila ufumbuzi chini ya jina la "busara ya meneja" (managerial discretion). Hii ni kwa sababu maamuzi haya yanaathiri moja kwa moja kazi za wafanyakazi, mapato, sifa, motisha, na imani katika taasisi.

Mfumo wa Uamuzi wa Uongozi Unaoendeshwa na Uadilifu unashughulikia uwajibikaji katika uongozi kama wajibu wa kibinadamu. Inalenga kufanya maamuzi ya binadamu kuwa ya haki na kutetewa zaidi kwa kuleta pamoja ushahidi, sababu, mawasiliano, rufaa, kumbukumbu (documentation), na hatua za kujifunza.

Kwa mtazamo wa Verianla, ujumbe mkuu wa utafiti uko wazi: Kuacha maamuzi yanayotolewa na binadamu kuhusu watu yakiwa hayajaandikwa ilhali tunatengeneza sheria za kusimamia akili bandia, fedha na data ni pengo kubwa la utawala (governance gap). Kabla ya kusimamia mashine, mtu anayefanya uamuzi lazima pia afungwe kwa mchakato wa uwajibikaji.

Chanzo na Dokezo la Mbinu

Maudhui haya yametayarishwa kwa kuzingatia karatasi ya utafiti (working paper) isiyokaguliwa na wataalamu iitwayo "Before Governing the Machine, Govern Ourselves: An Integrity-Driven Framework for People-Centric Leadership Decisions" iliyotayarishwa na Sashikanta Barik. Utafiti; unapendekeza mfumo wa usimamizi wa dhana unaoleta pamoja kanuni za ushahidi, mawasiliano, uhifadhi wa nyaraka (documentation), rufaa, na uboreshaji endelevu katika maamuzi ya uongozi.

Maudhui haya si tafsiri ya neno kwa neno; wazo kuu la utafiti limerahisishwa kwa mujibu wa mstari wa uchapishaji wa Verianla na kubadilishwa kuwa makala ya awali ya uhariri wa Kituruki (ambayo sasa imetafsiriwa kwa Kiswahili).